IP Insights. Audyt praw IP – co już masz i jak to chronić?
Po krótkiej przerwie wracamy z kolejnym wydaniem IP Insights! Tym razem skupiamy się na jednym z kluczowych, a jednocześnie często pomijanych elementów zarządzania własnością intelektualną – porządkowaniu i zabezpieczaniu posiadanych praw IP.
Po co jest audyt IP?
- Bo często nie wiemy, co już mamy
- brak ewidencji prowadzi do utraty praw (np. przez nieprzedłużenie ochrony, nieużywanie znaków towarowych).
- Bo ochrona nie działa „automatycznie”
- samo posiadanie logo, projektu, technologii czy nazwy zazwyczaj nie oznacza, że są one chronione. Audyt ujawnia, co w Twoim przedsiębiorstwie wymaga rejestracji!
- Bo IP to część majątku
- prawa własności intelektualnej mogą stanowić nawet większość wartości przedsiębiorstwa. Audyt może pokazać Ci, jak zwiększyć tę wartość!
- Bo pozwala uniknąć sporów i kosztów
- audyt ujawnia potencjalne naruszenia cudzych praw i umożliwia szybsze reagowanie na naruszenia własnych praw, a także pozwala wdrożyć działania, które zminimalizują ryzyka lub zupełnie je wykluczą!
Co obejmuje audyt IP?
Audyt obejmuje zarówno znaki towarowe, wzory przemysłowe oraz użytkowe, patenty, jak i prawa autorskie, tajemnicę przedsiębiorstwa, czy know-how.
Krok po kroku – jak to wygląda?
W ramach audytu prowadzi się inwentaryzację posiadanych praw. Następnie ocenia się, czy wszystko zostało objęte ochroną i czy ochrona ta jest właściwa. Audyt bierze pod uwagę również ryzyka utraty praw.
Ważnym elementem jest też analiza umów i klauzul ochronnych, szczególnie licencji, NDA, umów o pracę, kontraktów B2B oraz zasad współpracy z twórcami.
Analiza może również obejmować ryzyka związane z naruszeniem cudzych praw.
Całość kończy się zestawieniem rekomendacji: działań naprawczych oraz działań prewencyjnych.
Inwentaryzacja praw
Ten etap polega na ustaleniu, jakie prawa przedsiębiorstwo faktycznie posiada (zarejestrowane, jak i nierejestrowe, czy powstałe niejako „automatycznie” na mocy prawa).
Elementem inwentaryzacji jest również ustalenie, kto jest właścicielem poszczególnych praw, w jaki sposób zostały uzyskane, czy dokumentacja dotycząca tych praw jest pełna. Następnie weryfikuje się, czy w zakresie ochrony nie są potrzebne zmiany, np. w związku z produkcją nowych towarów pod dotychczas używaną nazwą dla innych produktów, czy w związku z rebrandingiem logo nie ma potrzeby jego rejestracji jako znak towarowy, czy opakowanie nowego produktu wymaga ochrony jako wzór przemysłowy. Audyt obejmuje także ocenę, czy wybrane ścieżki ochrony odpowiadają rzeczywistej ekspansji przedsiębiorstwa, tj. czy należy rozszerzyć zakres terytorialny ochrony określonych praw.
Audyt bierze pod uwagę również ryzyka utraty praw, np. brak używania znaku towarowego, który może skutkować jego wygaszeniem.
Analiza umów i klauzul ochronnych
Ten etap jest jednym z kluczowych, ponieważ nawet najlepiej opracowana strategia IP może okazać się nieskuteczna, jeśli nie ma solidnego fundamentu w postaci odpowiedniej dokumentacji!
Analiza umów licencyjnych pozwala ustalić m.in., czy:
- umowy są aktualne,
- umowy są kompletne, tj. czy rzeczywiście mamy prawo korzystać z określonego materiału, logo, treści, technologii, itp.,
- w jakim zakresie możemy z nich korzystać (czy w umowie znajdują się ograniczenia co do terytorium, sposobu korzystania, możliwości dalszego udostępniania do korzystania).
Istotne są również umowy o zachowaniu poufności, a także postanowienia dotyczące AI, które zabezpieczają know-how i informacje niejawne, a także często pozwalają zapobiec ujawnieniu wzorów, czy wynalazków lub uchronić nas przed naruszeniem.
Szczególną uwagę poświęca się także umowom o pracę i umowom z podwykonawcami (np. agencjami marketingowymi) w zakresie przeniesienia praw autorskich. Audyt pomaga wykryć najczęstsze luki: brak doprecyzowania określonych kwestii, brak określenia pól eksploatacji czy brak zapisu o przeniesieniu praw majątkowych, które mogą prowadzić do sporów, braku możliwości pełnego wykorzystania efektów pracy danej osoby.
Rekomendacje
Najczęściej dzielą się na:
- działania naprawcze, takie jak np. zgłoszenie nowych praw do ochrony, rozszerzenie ochrony, uzupełnienie dokumentacji, umów, regulaminów, rozpoczęcie używania znaków towarowych,
- działania prewencyjne, takie jak np. monitoring zgłaszanych znaków towarowych, monitorowanie naruszeń rynkowych, szkolenia pracowników, prowadzenie ewidencji praw IP, wdrożenie procedur nadzorujących tworzenie i korzystanie z IP, cykliczne audyty, analiza nowych produktów przed wprowadzeniem ich do sprzedaży, wdrożenie określonych procedur przy współpracy z podwykonawcami i partnerami biznesowymi.
Audyt jako narzędzie zarządzania IP
Regularny audyt IP nie jest kosztem, lecz inwestycją w bezpieczeństwo i rozwój przedsiębiorstwa. Umożliwia kontrolę nad kluczowymi aktywami, minimalizuje ryzyko sporów, a jednocześnie pomaga wzmocnić pozycję na rynku.
