Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wypowiedział się w niedawno opublikowanym wyroku z dnia 21 lutego 2024 r., sygn. akt II SA/Wa 1007/23 na temat  dopuszczalność dalszego przechowywania adresu mailowego byłego pracownika. Wyrok dotyczył skargi spółki na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w sprawie przetwarzania danych osobowych byłego pracownika. Spółka zakwestionowała decyzję organu nakazującą usunięcie służbowego adresu e-mail pracownika wskazując, że jego dalsze przechowywanie jest konieczne dla zachowania relacji handlowych. 

W spornej decyzji PUODO nakazał spółce usunięcie danych osobowych byłego pracownika w postaci służbowego adresu e-mail, który zawierał pierwszą literę jego imienia i nazwisko. Organ uznał, że przetwarzanie danych osobowych po zakończeniu stosunku pracy jest niezgodne z przepisami RODO, ponieważ dalsze przetwarzanie danych naruszało zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Organ stwierdził też, że spółka nie miała prawnie uzasadnionego interesu w dalszym przetwarzaniu adresu e-mail. Adres e-mail był wykorzystywany przez spółkę do kontaktów handlowych, co zdaniem organu można było rozwiązać poprzez włączenie automatycznej odpowiedzi informującej o zmianie adresu korespondencyjnego. Spółka, w skardze do sądu, argumentowała, że usunięcie adresu e-mail spowoduje utratę wypracowanych relacji handlowych oraz wprowadzi ryzyko nieuprawnionego dostępu do korespondencji w przypadku zatrudnienia nowej osoby o takim samym imieniu i nazwisku. 

WSA w Warszawie oddalił skargę spółki. Stwierdził, że decyzja PUODO była zgodna z przepisami prawa. Sąd uznał, że dalsze przetwarzanie danych osobowych byłego pracownika narusza zasady zgodności z prawem, minimalizacji danych oraz ograniczenia przechowywania określone w art. 5 RODO. Sąd podkreślił, że spółka mogła zastosować rozwiązania techniczne, które umożliwiłyby zachowanie kontaktów handlowych bez konieczności dalszego przetwarzania danych osobowych byłego pracownika. 

Komentowany wyrok WSA w Warszawie jest prawomocny. Stanowisko składu orzekającego oraz Prezesa UODO stanowią wyraźny sygnał dla administratorów, aby zweryfikować w organizacji zasady przetwarzania danych osobowych byłych pracowników, w tym praktyk dotyczących zapewnienia ciągłości komunikacji z partnerami biznesowymi w sytuacji odejścia z organizacji osoby wyznaczonej do kontaktu.