Dnia 1 stycznia 2021 r. wchodzi w życie Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019), dalej: Nowe PZP. Zastąpi ona obecnie obowiązujący akt prawny, tj. Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1843, t.j.).

Nowe PZP przewiduje szereg instytucji prawnych, które nie znajdują odzwierciedlenia na gruncie obecnie obowiązujących przepisów regulujących materię zamówień publicznych. Do dnia wejścia w życie tej ustawy, czyli do końca bieżącego roku, uczestnicy rynku zamówień publicznych powinni wypracować nowe schematy działania i przygotować wzorcowe dokumenty wykorzystywane w postępowaniach przetargowych. Nowe PZP modyfikuje także rozwiązania, które znane są z obecnie obowiązującej ustawy. Prowadzi to do konieczności aktualizacji stosowanych procedur oraz dokumentacji wykorzystywanej w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Do wejścia w życie Nowego PZP pozostało niespełna pięć miesięcy. Jest to dobry czas, abyzarówno wykonawcy działający na rynku zamówień publicznych, jak i zamawiający publiczni zweryfikowali,  czy są w pełni gotowi na wejście w życie nowej ustawy i zrobili przegląd wewnętrznej dokumentacji w tym zakresie. O tym, jakie elementy powinien obejmować proces przygotowania do obowiązywania Nowego PZP oraz jakie dokumenty warto zaktualizować pod tym kątem, zarówno zamawiający, jak i wykonawcy będą mogli się dowiedzieć z naszego newslettera PZP.

Tym artykułem rozpoczynamy cykl praktycznych publikacji odnoszących się do czynności, które powinny zostać wykonane przed 1 stycznia 2021 r. w celu należytego przygotowania się do wejścia w życie Nowego PZP. Poniżej przedstawiamy krótką listę kontrolną czynności dla zamawiającego i wykonawcy na rynku zamówień publicznych – co należy zrobić, jakie dokumenty zaktualizować, aby być zgodnym z Nowym PZP po 1 stycznia 2021 r.? Szersze opisy poszczególnych działań oraz rekomendacje jakie poszczególne dokumenty aktualizować i na co zwrócić szczególną uwagę, będą publikowane w kolejnych numerach newslettera PZP. Zapraszamy do śledzenia!

Nasz zespół PZP cały czas pracuje koncepcyjnie nad pomysłami i propozycjami wsparcia dla zamawiających i wykonawców, mającymi na celu jak najlepsze ich przygotowanie do nowej rzeczywistości prawnej od 1 stycznia 2021 r.

Checklista zamawiających – prace do wykonania przed 1 stycznia 2021 r.:

  1. Aktualizacja wzorów umów w sprawie zamówienia publicznego.
  2. Aktualizacja regulaminu udzielania zamówień publicznych.
  3. Stworzenie wzoru analizy potrzeb i wymagań, czyli dokumentu, który musi być sporządzony przed wszczęciem postępowania dla wszystkich zamówień klasycznych o wartości równej progom unijnym i wyższej.
  4. Stworzenie wzoru raportu z realizacji zamówienia, wiążącego się z nowym obowiązkiem zamawiających polegającym na konieczności ewaluacji realizacji umowy.
  5. Aktualizacja wzorów specyfikacji istotnych warunków zamówienia (w Nowym PZP – specyfikacji warunków zamówienia) dla postępowań o wartości równej progom unijnym lub wyższej.
  6. Aktualizacja bądź stworzenie nowych wzorów specyfikacji istotnych warunków zamówienia (w Nowym PZP – specyfikacji warunków zamówienia dla postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne) – Nowe PZP przewiduje zupełnie nowe regulacje, w tym nowy tryb udzielania zamówienia.
  7. Stworzenie wzoru dokumentacji przetargowej dla tzw. zamówień bagatelnych o wartości mniejszej niż 130 tys. zł, nie mniejszej jednak niż 50 tys. zł.
  8. Stworzenie wzoru tzw. opisu potrzeb i wymagań.
  9. Zapoznanie się z nowymi wzorami planów zamówień wynikających z projektu rozporządzenia regulującego przedmiotową materię oraz z projektem rozporządzenia w sprawie wzorów ogłoszeń.
  10. Stworzenie lub aktualizacja regulaminu udzielania zamówień bagatelnych.
  11. Aktualizacja regulaminu pracy komisji przetargowej.

Checklista wykonawców – prace do wykonania przed 1 stycznia 2021 r.:

  1. Audyt dokumentów składanych wraz z ofertą albo na wezwanie zamawiającego pod względem wymagań nowej ustawy i ich aktualności, np. KRK musi się odnosić do nowych przepisów (nowa numeracja artykułów, weryfikacja przestępstw itp.) – stąd będzie konieczność pozyskania nowych dokumentów na potrzeby uczestnictwa w przetargach.
  2. Aktualizacja uzasadnienia objęcia określonych informacji tajemnicą przedsiębiorstwa.
  3. Aktualizacja zobowiązania do udostępnienia zasobów przez podmiot trzeci.
  4. Sporządzenie wytycznych dotyczących prawidłowego przeprowadzenia czynności self-cleaningu w związku z przepisami Nowego PZP, w tym opracowanie i wdrożenie systemu sprawozdawczości i kontroli, wewnętrznych regulacji lub standardów.

Podkreślamy, że podział na czynności przygotowawcze wykonawców i zamawiających ma charakter jedynie porządkujący. Obie strony, oprócz aktualizacji podstawowych, wyżej wymienionych dokumentów,  muszą zdobyć również wiedzę na temat wzajemnych praw i obowiązków na rynku zamówień publicznych po 1 stycznia 2021 r. Wykonawca, choć nie przygotowuje wzoru umowy w postępowaniu, musi być świadomy brzmienia nowych przepisów, aby należycie zadbać o własny interes. Na przykład bardzo istotna jest wiedza o klauzulach obowiązkowych i niedozwolonych, które będą obowiązywały od 1 stycznia 2021 r.

Warto również śledzić informacje na temat prac legislacyjnych, nie jest bowiem wykluczone, że przepisy Nowego PZP zostaną jeszcze zmienione. Na przykład 24 lipca 2020 r. opublikowany został projekt nowelizacji Nowego PZP, który do 14 sierpnia 2020 r. poddany jest konsultacjom publicznym. Zgodnie z tym projektem zamawiający będzie musiał ustanowić limit kar umownych, i to maksymalnie na poziomie 20% wynagrodzenia umownego. Obecnie jest to jednak tylko projekt, nie jest więc przesądzone, że ustawa zostanie w taki sposób znowelizowana. Szerzej na temat propozycji noweli Nowego PZP piszemy w artykule „Konsultacje publiczne dot. Nowego PZP: nowelizacja i akty wykonawcze”.

Wkrótce przedstawimy również temat audytu wzoru umowy w sprawie zamówienia publicznego – opiszemy zwłaszcza, na co zwrócić szczególną uwagę przy dokonywaniu weryfikacji aktualności wzorów umów w sprawie zamówienia publicznego w związku z wejściem w życie Nowego PZP.